介護事業所の業務アプリ制作
その施設専用の
業務システムを
作ります。
同じことを、何度も書く。
数字が合っているか、何度も確認する。
あの人が休むと、仕事が止まる。
介護ソフトでは合わない、施設ごとのやり方に合わせて作ります。
仕様書も前払いも要りません。使いながら直し、画面をつなげて育てていきます。
作業時間が減らなければ、0円です。
今お使いの介護ソフトは、そのまま使えます。
その前後の、書き写しと確認を減らします。
01 / 違い
既製のソフトとも、
普通のシステム開発とも
違います。
介護ソフトでは合わない部分を、その施設のためだけに作ります。
費用は、使ってみて作業時間が減った分で決まります。
| 項目 | 既製の介護ソフト | 普通のシステム開発 | タケノコ |
|---|---|---|---|
| 施設のやり方 | ソフトに合わせて変える | 合わせて作れる | 合わせて作る |
| 始めるときに要るもの | 契約と初期設定 | 何を作るかを決める要件定義（発注する側の責任） | 今の紙とExcel |
| 費用 | 決まった月額の利用料 | 開発費を工程ごと、または納品のときに支払う。効果が出なくても開発費はかかる | 前払いなし。減った作業時間で決まり、減らなければ0円 |
| 作ったあと | 変えられるのは設定の範囲 | 変更には追加の見積もり | 使いながら直し、画面をつなげていく |
普通のシステム開発（受託開発）の進め方は、経済産業省・IPA「情報システム・モデル取引・契約書 第二版」によります。開発会社が公開している目安では、小規模な業務システムを一から作る費用はおおむね50万〜300万円とされています。公的な統計ではなく、作るものの大きさも違うため、単純には比べられません。
02 / 実例
通所の事業所で、
毎日使われています。
利用者、曜日ごとの予定、お休み、振替、送迎、バイタル、記録、申し送り。
14の画面が1つにつながった、その事業所専用のシステムです。
お休みや振替を入れると、送迎表にも反映されます。
- 利用者の一覧
- 曜日ごとの利用者
- お休み
- 振替・臨時
- 送迎表
- 送迎カレンダー
- バイタル
- 通所介護の実施記録
- 施術・運動シート
- 申し送り
- お誕生日
- 車両
- 使う人の管理
- 使い方の説明
事業所名は伏せています。画面の構成は、その事業所の業務に合わせたものです。
03 / 作り方
うまく説明できなくても、
大丈夫です。
紙やExcelには、手書きの丸や色分け、欄外のメモなど、その現場の工夫があります。
その工夫は残したまま、手間のかかるところを変えます。
一度に全部を変えず、一つの業務から始めて、使う人と確かめながら整えます。
相談から導入までを見る仕様書は要りません。
いつもの紙とExcelで
足ります。
- 見る
実際の帳票と仕事の流れを見ます。今のExcelを整えるだけで足りる場合は、そうお伝えします。
- 残す
残した方がよい紙や手順は、そのままにします。変えるのは、負担の大きいところだけです。
- 作る
話を聞いた本人が作ります。相談から制作、導入後の相談まで、代表が一人で担当します。
04 / 最初の1つ
最初は、
こんな1つの業務から。
欠席の電話、振替の相談、バイタル、申し送り。
どれか1つから始めて、使いながら広げていきます。
8:10
欠席の電話
「今日は熱があるので、お休みします」
いま
- 電話を受けて、ノートに書く
- 送迎表を手で直す
- 運転する職員に口頭で伝える
- あとで、記録ソフトに入れ直す
アプリにすると
お休みの画面に一度入れれば、その日の送迎表から外れ、休みの一覧に載ります。送迎表は印刷し直すだけです。
9:30
来所後のバイタル
いま
- 紙のバイタル表に書く
- 夕方、記録ソフトに打ち直す
- 写し間違いがないか見直す
アプリにすると
測った値をその場でタブレットに入れると、その日の記録の欄に入ります。紙で残したいときは、印刷できます。
10:30
振替の相談
「来週の火曜を、木曜に変えられますか」
いま
- 曜日ごとの名簿で、木曜の人数を数える
- 定員に空きがあるか確かめる
- 火曜と木曜、両方の送迎表を直す
アプリにすると
振替を入れると、火曜は1人減り、木曜は1人増えた人数で出ます。両方の日の送迎表にも反映されます。
17:15
帰りの送迎のあと
いま
- 申し送りノートに書く
- 翌朝、担当がノートを読みに行く
- 休み明けの職員は、数日分をさかのぼる
アプリにすると
申し送りを、ご利用者ごとに残せます。翌日の担当は、その方の画面で前回の分を見られます。
画面は、上の実例のアプリをもとにしたイメージです。名前はすべて仮のものです。ほかにも、月末の利用回数の集計、備品のチェック表、特定の人しか触れないExcelの計算などを見直せます。
05 / 料金
料金は、
減った作業時間で決まります。
前払いはありません。使う前と後の作業時間を比べて、金額が決まってから請求します。
短くならなければ0円です。式はすべてのお客さまに同じで、交渉で変えることはありません。
金額の決まり方
同じ作業の、使う前と後を比べます。
-
1 ／ 使う前
使う前は、お話しながら一緒に整理します。
実際の紙や画面を見ながら、手順ごとにだいたい何分か、1週間に何回あるかを伺って足し合わせます。目の前で時間を測ることはしません。迷った時間は短いほうを採ります。
-
2 ／ 使った後
使った後も、同じように整理します。
慣れるまで2週間おいてから、もう一度伺います。職員の方に測っていただく必要はありません。
-
3 ／ 比べる
差の分だけ、お支払い。差がなければ0円。
比べるのは最初だけで、あとは同じ月額。初期費用はその3か月分です。
数字は説明のための例です。実際の時間・回数は施設ごとに異なります。
月額
式の「最低賃金」は、契約した時点の、事業所がある都道府県の額です。施設の実際の時給は伺いません。神奈川県なら1,279円（2026年10月1日から）で、減った作業1時間につき月額3,837円です。契約の途中で最低賃金が上がっても、それだけで月額は変えません。税込で、最低月額はありません。
月間削減時間 × 最低賃金 × 3
3のうち2は、減った時間の人件費にあたる分です。残りの1は、時間以外に減るものと運用支援の分です。くわしくは「よくある質問」に書いています。毎月、どれくらい
作業を減らせそうですか？
いくつかの業務を合わせて、月に何時間減りそうかを入れてください。
¥/ 月
¥/ 初回のみ
神奈川県の最低賃金（1,279円）で計算した目安です。機能追加の費用は含みません。
自分の業務で相談してみる月額に含まれること
- 合意したアプリの利用
- 不具合の修正・使い方の相談
- 合意した範囲の軽微な調整
- バックアップ・運用状況の確認
別途、事前に相談すること
- 新しい業務・拠点への追加展開
- 大きな機能追加や、仕様の変更
- 外部サービス利用料・機器などの実費
通常は、無料のGoogleアカウントと、今お使いのパソコンやスマートフォンで動きます。追加の費用がかかる場合は、内容と金額に合意してからいただきます。
初期費用についてはじめにつくる費用は、月額の3か月分。
初期費用 ＝ 確定した月額 × 3か月分（税込）
業務の整理・設計・制作・導入にかかる、初回のみの費用です。月額とは別の費用で、3か月分の前払いではありません。制作範囲と料金の決め方は、契約前に確認します。
運用の途中で月額が変わっても、初期費用をもう一度請求することはありません。
06 / はじめ方
契約するかは、
デモを試してから決められます。
今の業務を見せていただき、デモと費用の見込みを確認してから、
契約するかを決めていただきます。
- 01無料
お話を聞く
困っていることと1日の流れを伺い、今のExcelや紙を見せていただきます。その場で「これがこうなる」という画面をお見せします。
- 02無料
試作を見て決める
試作を触っていただき、合意できたら無料期間の契約を結びます。今の手順と時間を、お話しながら一緒に整理します。
- 03無料期間
並行して使う
本番を用意し、2週間は今のやり方と並行して使っていただきます。気になった点を直してから、切り替えます。
- 04料金決定
比べて、決める
慣れたころにもう一度伺い、使った後の時間を同じように整理して、料金を決めます。ここで本契約です。その後も、使い方の相談や不具合の対応を続けます。
オンラインでの相談にも対応します。遠方への訪問で交通費がかかる場合は、事前にお伝えして合意します。
最初に伺うときは、何をしますか？
30分ほど、困っている作業について伺い、その作業で使っている紙やExcel、画面を見せていただきます。特別な準備は要りません。利用者さまの情報が載っている部分は、伏せていただいて構いません。
そのうえで、どの手順が減らせそうか、いくらくらいになりそうかをお伝えします。合わなければ、それで終わりです。
なぜ、削減時間の金額に「3」をかけるのですか？
3のうち2は、減った時間の人件費にあたる分です。介護職員の1時間には、給与と社会保険料などを合わせて、最低賃金のおよそ2倍がかかっています（厚生労働省の調査から試算）。
残りの1は、時間以外に減るものと、運用支援の分です。時間以外に減るものは、転記のミスや、数字が合っているかの確認、特定の人が休んだときに仕事が止まることです。お客さまごとに金額にしにくいので、別の料金は足さず、ここに含めています。運用支援は、不具合の対応や使い方の相談などです。
この1には公的な基準がなく、タケノコが決めた値です。そのかわり、時間は確かめられた分しか数えません。3倍の効果を約束するものではありません。
試算の出典：介護職員（常勤・月給）の平均給与額は月338,200円（厚生労働省「令和6年度介護従事者処遇状況等調査」）。月160〜173時間で割ると、時給にして約1,950〜2,110円です。会社が払う人件費の総額は、給与の約1.22倍です（厚生労働省「令和3年就労条件総合調査」、全産業）。合わせると1時間あたり約2,400〜2,600円で、神奈川県の最低賃金1,279円のおよそ2倍です。全国平均の値を使った目安です。
ほかに契約するものや、買う機器はありますか？
通常はありません。アプリはGoogleの仕組みで動き、無料のGoogleアカウントで使えます。有料のGoogle Workspaceの契約は要りません。今お使いのパソコンやスマートフォン、タブレットのブラウザで使えます。
データは施設のGoogleドライブに置き、プログラムはタケノコが管理します。やめるときも、データは施設の手元に残ります。
外部のサービスや機器が必要になる場合は、契約の前に内容と金額をお伝えし、合意してからにします。
なお、タケノコは適格請求書発行事業者（インボイス）の登録をしていません。請求書は発行します。
削減時間は、誰がどうやって測るのですか？
職員の方に測っていただくことも、目の前で時間を測ることもしません。
使う前は、代表が伺ったときに、実際の紙や画面を見ながら、手順ごとにだいたい何分かかるか、1週間に何回あるかをお話しながら一緒に整理し、足し合わせます。1週間分を4倍して、月の時間にします。
使った後は、慣れるまで2週間おいてから、もう一度伺って同じやり方で整理します。
迷ったときは、減った時間が少なくなるほうを採ります（使う前は短いほう、使った後は長いほう）。整理した内容に、利用者の個人情報は含めません。
比べるのは、アプリで変わる手順だけです。1回あたりの差に、月の回数と関わる人数を掛けて、月間の削減時間にします。人数は、その作業をそれぞれしている人の数です。1人がまとめてしている作業なら1人分です。新しく増える入力や確認の時間は差し引きます。結果は一緒に確認してから確定し、それまでは請求しません。
あとから機能を追加すると、いくらかかりますか？
追加した後の全体の削減時間で月額を計算し直します。追加でつくる費用は、増えた月額の3か月分です。
追加開発費 ＝ 月額の増加分 × 3か月分（税込）
例：月5時間 → 合計8時間の削減なら、月額19,185円 → 30,696円。追加開発費は11,511円 × 3 ＝ 34,533円を一度だけで、その後の月額は30,696円です（神奈川県の最低賃金1,279円の場合）。どちらも追加後に比べ直して、金額が決まってから請求します。月額が増えなければ、追加開発費は0円です。
変更の内容と、標準範囲に含まれるかは着手前に決めます。大規模改修は別に見積もります。初期費用をもう一度請求することはなく、業務量の見直しだけでは追加開発費はかかりません。
毎月、料金が変わるのでしょうか？
変わりません。比べるのは最初だけで、その後は同じ月額で続きます。最低賃金が上がっても、契約中の月額は変わりません。
機能を追加したときや、業務量が大きく変わったとき、合意した見直しの時期だけ比べ直します。機能の数ではなく、減った作業時間で計算します。不具合の修正や軽微な調整で値上げすることはありません。
今の紙やExcelを、全部やめる必要がありますか？
ありません。残す方がよい帳票や手順はそのままに、負担の大きい部分から見直します。今お使いのシステムとの連携は、仕様や契約条件を確認したうえで対応可否をご案内します。
個人情報や、導入後のサポートは大丈夫ですか？
扱う情報に合わせて、保存場所・アクセス権限・バックアップ・データの管理責任を事前に確認します。相談やデモの段階では、利用者さまの情報は伏せたままで進められます。
代表が窓口となり、合意した時間・方法でサポートします。アプリが使えず業務が止まる不具合は、受付時間内に連絡を受けた日の翌営業日までに状況と対応予定をお知らせし、ほかの対応より先に復旧に取りかかります。24時間の常時監視や、即時の復旧をお約束するものではありません。
解約や、データの取り出しはできますか？
月末までにお申し出いただければ、その月の末日で解約できます。日割りの精算はありません。データの返却方法や削除の扱いは、契約時に決めておきます。
08 / お問い合わせ
その紙とExcel、
見せてもらえませんか。
今の業務を見ながら、どこを減らせそうかをお伝えします。
何を作りたいか決まっていなくても大丈夫です。
相談フォーム
ご連絡先と、今困っていることを教えてください。
整理できていなくても構いません。
Googleフォームが開きます。
利用者さま等の個人情報は入力しないでください。
受付：平日・土曜 9:00〜18:00
対応中は電話に出られないことがあります。折り返しご連絡します。